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Workflow - GED

Vos besoins

Faire collaborer des équipes multidisciplinaires, en conformité avec les règlementations en maîtrisant les processus et les délais.

La demande de telle administration, partenaire, locataire, auditeur, fournisseur, client...

  1. Est-elle entrée chez nous ?

  2. Avons-nous la bonne dernière version ?

  3. Qui la traite ?

  4. Est-elle traitée dans les délais avec les avis / les validations des personnes habilitées ?

  5. Où se trouve la réponse ? 

Notre solution : La plateforme Collaborative RVC

La solution totalement dématérialisée - Scanning, indexation full texte, archivages des documents, workflow complet, authentification des signatures.

Chaque demande est numérisée, référencée, datée et fait l’objet d’un délai de réponse. Elle entre immédiatement dans un processus de traitement flexible et sur mesure intégrant acteurs, rôles et délais intermédiaires et devient disponible au format numérique pour chaque acteur

Chaque acteur peut disposer de plusieurs niveaux d'accès : écriture, avis ou commentaires, lecture, approbation ou signature et remplit son rôle, commente, annexe des documents de référencedéfinit ses besoins auprès d’autres acteurs internes ou externes à l’organisation

Tout cela sans déplacer un seul papier !

Un groupe de document est automatiquement informé :

  • de la demande

  • de tous les documents annexés en cours de processus de traitement

  • des avis et commentaires

  • de la réponse

Vos avantages

  • Pas de circulation de documents, donc pas de documents perdus dans une pile, ... quelque part.

  • Tous les acteurs utilisent le même « groupe de documents associés » dans une même et unique version… pas de fichiers perdus sur un disque dur… quelque part…

  • Chaque acteur dispose du calendrier de ses tâches.

  • La hiérarchie dispose d’une vue immédiate des engagements à tenir par son organisation.

 

Gestion courrier v1.1

Cette application permet d’enregistrer tous les documents d’une organisation dans un processus de travail propre à chaque document.

On y définit des types de documents, des acteurs et leurs rôles individuels ainsi que les dates pour les actions attendues pour chaque document.

Ce sont les processus définis sur mesure qui donnent accès aux documents permettant aux acteurs d’exécuter les tâches attendues.

Tous les documents ne sont accessibles qu’au format numérique (scan des courriers à l’entrée, document bureautiques, plans,….) et peuvent être associés entre eux pour former des groupes de documents autour d’un même sujet à traiter (ex : bon de commande, bon de livraison, contrôle d’entrée, facture).

Le processus collaboratif de l’application permet à chaque acteur de demander une tâche dans un délai donné à tout autre acteur de l’organisation

L’organisation dispose d’un outil de gestion qui présente les avantages suivants:

  • Tous les acteurs travaillent avec les mêmes versions de documents, immédiatement disponibles pour tous (Pas d’empilement « papier » dans un coin de …)

  • En cas d’absence, aucun document ne devient indisponible lorsque qu’un PC est éteint

  • Chaque acteur dispose d’une liste de tâches à mener dans les délais connus

  • Les hiérarchies disposent d’un outil de suivi des engagements règlementaires de leur organisation

  • Les documents et les interventions des différents acteurs sont historiés. Chaque document entrant reste relié aux réponses sortantes

Actuellement en mode client serveur, une exécution de l’application en mode web permettra de gérer des processus de traitement documentaire multi-organisationnels ( projets, etc.)

 • Historisation et traçabilité de tous les processus réels de tous les documents

• Authentification des droits et pouvoirs

• Plateforme applicative client serveur ou web

• Gestion des droits et pouvoirs

• Intégration des technologies d’identification eID